Statuts et règlements

Définitions

1.1. Dans les présents statuts et règlements, les expressions suivantes désignent :

1. « la Société » : Société québécoise pour l’étude de la religion ;
2. « étude de la religion » : toute discipline intellectuelle ayant comme objet l’analyse et l’interprétation des phénomènes religieux ou qui sont en rapport avec eux ;
3. « Assemblée » : l’Assemblée générale ;
4. « les statuts » : l’ensemble des statuts contenus dans les chapitres 1 et 2 de ce document ;
5. « les règlements » : l’ensemble des règlements contenus dans les chapitres 3 à 7 de ce document.

Règle d’interprétation

1.2. Dans les présents statuts et règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte indique le contraire, la formulation neutre remplace les termes génériques.

Nom

2.1. Le nom officiel de l’association est Société québécoise pour l’étude de la religion. Son sigle est SQER.

But et objectifs

2.2. Le but de la Société est de faire progresser la recherche, l’enseignement et la diffusion des connaissances dans les sciences ayant pour objet l’étude de la religion.

À cette fin, la Société

1. organise chaque année impaire un congrès francophone permettant la rencontre et les échanges de spécialistes de recherche et de membres de la communauté étudiante travaillant sur la religion au Québec ;
2. représente ses membres auprès des diverses instances publiques ou privées jugées à propos ;
3. publie tout document, périodique ou non, qu’elle juge utile de diffuser ;
4. promeut toute autre activité permettant d’atteindre son but et ses objectifs.

Principe d’éligibilité

2.3. À moins d’un avis contraire du Conseil (voir chapitre 6), la Société admet comme membre toute personne intéressée à poursuivre le but et les objectifs de la Société, en accord avec le principe de la liberté de recherche, d’enseignement et d’expression nécessaire au travail scientifique.

Structure

2.4. La direction et le fonctionnement de la Société sont assurés par deux organes d’autorité : l’Assemblée générale et le Conseil. Le Conseil est responsable à l’Assemblée générale qui est souveraine.

Siège social

2.5. Le siège social de la Société est déterminé par le Conseil.

Année financière

2.6. À moins d’un avis contraire émanant du conseil, l’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année.

Catégorie

3.1. La Société compte deux catégories de membres :

1. les membres ordinaires, c’est-à-dire les personnes actives dans le champ du savoir couvert par la société ;
2. les membres à titre honorifique, c’est-à-dire toute personne à qui le conseil décerne ce titre.

Membres ordinaires

3.2. Pour être membre de la Société, une personne doit :

1. payer la cotisation biennale associée à l’inscription au congrès de la Société (années impaires) ou, s’il s’agit d’une année sans congrès de la société (année paire), payer une première cotisation et, par la suite, payer la cotisation associée au congrès.
2. s’engager à respecter les statuts et les règlements de la Société. Le conseil se réserve le droit de refuser une demande d’admission.

Cotisation

3.3. Une cotisation biennale est payable à la Société par les membres ordinaires. Le montant de cette cotisation et la réduction accordée aux membres de la communauté étudiante ainsi qu’aux spécialistes de recherche postdoctoraux sont votés par l’assemblée, sur proposition du conseil.

Démission

3.4. Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit à la personne chargée du secrétariat. Aucun remboursement de la cotisation n’est remis.

Exclusion

3.5. Tout membre qui contrevient aux statuts et aux règlements peut être exclu de la Société, sur décision du Conseil.

Devoirs et pouvoirs

4.1. En Assemblée générale, se tenant sur une base annuelle, les membres sont convoqués pour :

1. adopter tous les rapports et procès-verbaux soumis à leur attention par le Conseil ;
2. prendre connaissance des états financiers ;
3. examiner, adopter ou rejeter toute proposition concernant les affaires de la Société et les principes qui la gouvernent ;
4. élire les membres du Conseil.

Composition

4.2. Les membres de la Société, ordinaires et à titre honorifique, en constituent l’Assemblée générale.

Quorum

4.3. Un cinquième (1/5e) des membres ordinaires constitue le quorum de toute Assemblée générale.

Avis de convocation

4.4. Le Conseil doit adresser un avis de convocation à tous les membres au moins quinze (15) jours avant l’Assemblée. L’avis de convocation doit comporter un ordre du jour.

Irrégularité de la convocation

4.5. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou sa non-réception par un membre n’annule ladite Assemblée et les délibérations qui y ont eu lieu, pourvu qu’il y ait eu quorum.

Vote

4.6. Seuls les membres ordinaires ont le droit de vote. Le vote est pris à main levée, sauf :

1. pour les élections (voir 4.10) ;
2. si le vote par bulletin secret est demandé par au moins cinq (5) membres de l’Assemblée.

Majorité des voix

4.7. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres, sauf :

1. dans les cas d’élection où la majorité absolue est requise (voir 4.14) ;
2. dans les cas d’amendements aux statuts où il faut une majorité des deux tiers (2/3) (voir 7.1).

Voix prépondérante

4.8. En cas de partage égal des voix, la personne chargée de la présidence de la Société exerce un droit de vote prépondérant.

Représentation

4.9. Un membre ne peut se faire représenter ni voter par procuration. De façon exceptionnelle, un vote électronique, dont le Conseil détermine les conditions d’organisation et de validité, peut être organisé.

Élections

4.10. Les élections ont lieu lors de l’Assemblée générale et les scrutins sont secrets.

Éligibilité aux élections

4.11 Seuls les membres ordinaires et dûment en règle sont éligibles pour une mise en nomination aux élections du Conseil.

Scrutateurs

4.12. L’assemblée nomme trois (3) personnes qui seront responsables du déroulement des élections : une personne pour présider et deux pour la seconder. Après avoir accepté d’agir en cette qualité, ces personnes ne peuvent être mises en nomination pour les élections.

Mise en nomination

4.13. Un Comité de mise en nomination, composé des personnes occupant les postes du secrétariat, de la trésorerie et des communications, ainsi qu’un autre membre désigné par le Conseil, prépare une liste de personnes candidates en vue de pourvoir les différents postes à combler.

En plus des propositions émanant du Comité, tout‧e membre ordinaire de la SQER occupant un poste de professorat pourra soumettre sa candidature auprès du Comité (via le Conseil) jusqu’à au moins quinze (15) jours avant cette Assemblée. Pour chaque proposition, le Comité s’assurera de l’acceptation de la personne suggérée.

Cette liste, une fois approuvée par le Conseil, est présentée aux membres de la Société réunis en Assemblée générale. Ceux-ci peuvent alors proposer de nouvelles candidatures spontanées. Pour être acceptées, ces nouvelles propositions doivent être appuyées et recevoir l’assentiment de la personne dont la candidature est suggérée.

Majorité aux élections

4.14 La majorité absolue est requise pour élire une personne à un poste dans la Société. Lorsque cette majorité n’est pas atteinte au premier tour, l’Assemblée procède à autant de tours qu’il est nécessaire, après avoir éliminé, avant chaque tour, la personne dont la candidature a obtenu le moins de votes au tour précédent.

Motifs

5.1. Une Assemblée spéciale est convoquée soit :

1. lorsque le Conseil juge que les circonstances l’exigent ;
2. à la suite d’une requête écrite d’au moins vingt-cinq pour cent (25 %) des membres. Une telle requête doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale

Convocation

5.2. La convocation d’une Assemblée spéciale doit intervenir dans les quinze (15) jours suivant la réception de la demande.

L’ordre du jour ne doit contenir que les points suivants :

1. lecture de l’avis de convocation ;
2. considération exclusive des objets pour lesquels l’Assemblée spéciale est convoquée.

Autres règlements

5.3 L’Assemblée spéciale est soumise aux règlements suivants de l’Assemblée générale :

1. Composition (voir 4.2)
2. Quorum (voir 4.3)
3. Irrégularité de la convication (voir 4.5)
4. Vote (voir 4.6)
5. Majorité des voix (voir 4.7)
6. Voix prépondérante (voir 4.8)
7. Représentation (voir 4.9)

Devoirs du Conseil

6.1. Le Conseil veille aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société. Sans exclure d’autres attributions qui pourraient lui être confiées par l’Assemblée générale, il s’acquitte de cette responsabilité en exerçant en particulier les fonctions suivantes :

1. gestion et administration des biens et des affaires courantes de la Société ;
2. publication de documents, périodiques ou non, utiles à la Société ;
3. organisation tous les deux ans d’un congrès francophone sur l’étude de la religion ;
4. organisation de toutes autres activités de caractère scientifique pertinentes ;
5. garantie du caractère francophone de la Société, de son mode de fonctionnement, de ses communications et des activités qu’elle met sur pied ;
6. évaluation des projets d’ententes, d’associations, d’affiliations ou de représentations de la Société auprès d’organismes poursuivant des buts similaires ou apparentés ;
7. représentation de la Société auprès d’organismes publics ou privés ;
8. nomination de membres qui représentent la Société, lorsque ceux-ci ne peuvent être élus par l’Assemblée générale ;
9. mise sur pied et bon fonctionnement de comités permanents ou spéciaux : définitions de leurs mandats et nomination de leurs membres ;
10. préparation et convocation de l’Assemblée générale ;
11. préparation et convocation de l’Assemblée spéciale, au besoin ;
12. formation du Comité de mise en nomination ;
13. mise sur pied de toute action ou de toute activité jugées utiles à la poursuite du but, des objectifs et du bon fonctionnement de la Société.

Composition

6.2. Le Conseil est composé de sept (7) membres.

1. Les postes à pourvoir sont les suivants : la présidence, le secrétariat, la trésorerie, les communications, deux (2) postes en conseil et une personne représentant la communauté étudiante.
2. La personne sortante de la présidence occupe automatiquement l’un des deux postes en conseil, pour la durée d’un mandat de deux ans.
3. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de la présidence en exercice, le conseil peut mandater une autre personne pour la remplacer dans ses fonctions de présidence de façon intérimaire, soit jusqu’au retour de celle-ci, soit en cas de démission ou de décès, jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Comité exécutif

6.3. Les personnes chargées de la présidence, le secrétariat, la trésorerie et les communications agissent comme Comité exécutif de la Société dans la gestion journalière et dans la mise en application des décisions de l’Assemblée générale et du Conseil. Le Comité exécutif peut prendre des décisions d’ordre administratif à cet effet.

Pouvoirs et devoirs de la présidence

6.4. La personne chargée de la présidence :

1. préside les réunions du Conseil, celles du Comité exécutif, de même que les Assemblées générales ou spéciales et est d’office membre de toute commission spéciale ;
2. prépare l’ordre du jour des réunions du Conseil ;
3. présente un rapport des activités du Conseil et de la Société à chaque Assemblée générale ;
4. est la représentante et la porte-parole officielle de la Société.

Pouvoirs et devoirs du secrétariat

6.5. La personne chargée du secrétariat :

1. a la garde des registres, lettres, papiers et effets du Conseil et de l’Assemblée générale ;
2. de concert avec la personne chargée de la présidence, rédige et envoie les ordres du jour ainsi que les avis de convocation ;
3. rédige, signe et transmet les procès-verbaux de toutes les réunions de l’Assemblée générale et du Conseil.

Pouvoirs et devoirs de la trésorerie

6.6. La personne chargée de la trésorerie :

1. a la garde des fonds et des livres comptables de la Société ;
2. gère ces fonds sous la responsabilité du Conseil ;
3. prépare le budget et présente les états financiers de la Société à chaque Assemblée générale.

Responsable des communications

6.7. La personne responsable des communications coordonne les communications avec les membres, incluant la gestion des courriels, du site web et la promotion d’évènements (p. ex., infolettre) sur les différentes plateformes numériques de la Société (site web, Facebook, You Tube, etc.).

Postes en conseil

6.8. Les personnes occupant des postes en conseil participent aux délibérations et décisions du Conseil et exercent toute autre fonction qui peut leur être confiée par le Conseil ou l’Assemblée.

Représentation étudiante

6.9. La personne représentant la communauté étudiante :

1. est élue par la communauté étudiante de la SQER ;
2. relaie auprès de la communauté étudiante toute information pertinente, dans le cadre du mandat de la Société ;
3. favorise la participation de la communauté étudiante aux activités de la Société.

Durée des mandats

6.10. La durée des mandats aux différents postes du Conseil est de deux (2) ans, sauf pour l’élection du premier Conseil où la durée des mandats aux postes du secrétariat, de la trésorerie et d’un des deux en conseil sera de trois (3) ans.

Une même personne ne peut accepter plus de deux (2) renouvellements de mandat consécutif au Conseil, quels que soient les postes occupés.

Vacance

6.11. Un poste de membre du Conseil devient vacant dans un des cas suivants :

1. le Conseil accepte la démission d’un membre reçue par la personne chargée du secrétariat, sous forme d’avis écrit et motivé. Le Conseil doit le plus tôt possible faire rapport de cette démission à l’Assemblée générale ;
2. un membre décède ou devient dans l’impossibilité de remplir ses fonctions. Cette incapacité doit alors être reconnue par le Conseil.

Dans l’un ou l’autre de ces cas, le Conseil peut nommer un membre de l’Assemblée générale pour remplir la vacance. Cette nomination reste en vigueur jusqu’à l’expiration du mandat de la personne remplacée. Si une Assemblée générale intervient pendant la durée de ce mandat, la nomination est alors soumise à la ratification de cette Assemblée.

Quorum

6.12. Le quorum aux réunions du Conseil est de cinq (5) de ses membres.

Majorité des voix

6.13. Les décisions du Conseil sont prises à la majorité simple des voix exprimées par membres présent‧e‧s. En cas de partage, la personne chargée de la présidence a une voix prépondérante.

Rémunération

6.14. Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services.

Signature des effets de commerce

6.15. Tout chèque, ordre de paiement, ou autre effet de commerce doit recevoir la signature de la personne chargée de la trésorerie ou, à défaut, des personnes désignées par résolution du Conseil.

Autres documents

6.16. Les contrats et autres documents requérant une signature officielle sont approuvés par le Conseil et une fois signés, ils engagent la Société sans autres finalités. Ils sont signés par la personne chargée de la présidence ou la personne chargée du secrétariat, selon les dispositions prises par le Conseil.

Modification des statuts

7.1. Toute demande de modification aux statuts doit être soumise au Conseil, par écrit, par au moins cinq (5) membres ordinaires. Le Conseil peut aussi, de sa propre initiative, présenter une telle demande.

Une demande de modification des statuts doit être inscrite à l’ordre du jour de l’Assemblée, soit générale ou spéciale, où on projette de l’étudier et le texte intégral de l’amendement ou des amendements suggérés doit être annexé à cet ordre du jour.

Pour être adopté, un amendement aux statuts doit recevoir l’approbation des deux tiers (2/3) des membres ordinaires présent‧e‧s à l’Assemblée où il est étudié.

Modification des règlements

7.2. Toute demande de modification aux règlements doit être soumise au Conseil, par écrit, par au moins cinq (5) membres ordinaires. Le Conseil peut aussi, de sa propre initiative, présenter une telle demande.

Une demande de modification des règlements doit être inscrite à l’ordre du jour de l’Assemblée, soit générale ou spéciale, où on projette de l’étudier et le texte intégral de l’amendement ou des amendements suggérés doit être annexé à cet ordre du jour.

Pour être adopté, un amendement aux règlements doit recevoir l’approbation de la majorité simple des ordinaires réguliers présent‧e‧s à l’Assemblée où il est étudié.

Dissolution et liquidation

7.3. Avant toute dissolution ou cessation des activités de la Société, le Conseil devra décider du transfert de ses biens et de ses fonds, après le paiement de ses justes dettes, à une association poursuivant des buts similaires.